え～っ!!
こんなマニュアルでもISOが取れるんですか？
もちろん!!「この分量じゃ駄目」という審査員がいたら、審査員の方がダメです。
すでに沢山の会社が合格してますから大丈夫です。
2002年、審査直前に心配になられた、お客さんと私のやり取りをご紹介します。
この会社は５cmもある膨大なマニュアルを作っておられました。2000年版の移行にあたり、スリム化したいとのご要望で、徹底してスリム化しました。その結果は手順書を含めて2.5mmのマニュアル１冊だけになりました。5cmが2.5mmですから、心配になられて当然でしょう。結果は一発で合格。逆に審査員からほめられたそうです。
これが証拠写真だ！
超コンパクトISOマニュアル
「超コンパクトISO」って呼んでます。薄いので丸めて持てます。
こちらが私が推奨する超薄マニュアルです。
「我が社のは、こんなにすごいんだ～」なんて、かっこいいのでインテリアにもってこい、かも？ 見栄えがしますよ。
※最近はこれほどのマニュアルはほとんど見かけなくなりましたが、それでも1cmを超えるものはまだまだありますね。
「うちのも薄い。品質マニュアルは23ページしかありませんが…？」
いや～、勘違いしないで下さい。私が言っているのは、手順書を含めてのことです。
手順書とは、「何とか規定」とか、「何とか標準書」と呼んでるものです。それらを全部含めての厚さです。
ページ数で表現すると、5cmのものは1000ページ、2.5mmのものは50ページです。
従来型は多いもので1000ページもあります。少ないものでも150ページあります。
1000ページのマニュアルって、作るのに、どの位かかるでしょうか？
もらった人たちは読みたいと思うでしょうか？
全体を理解できるでしょうか？
理解出来ないものは、仕事の役に立たないのでは？？
私は、35ページ程度のマニュアルを「超コンパクトISO」と呼んでいます。
35ページ程度なら、数時間で読めます。何度も読めるので全体を理解出来ます。
こちらの方が気楽でしょ？
あなたは、ISO9001を取るのに、
●膨大な文書を作る必要があると思っていませんか？
●沢山のお金がいると思っていませんか？
●専用人員が必要だと思っていませんか？
これ全部間違ってま～す。
●元請けからISOを取れといわれて困っていませんか?
●うちでも取れるだろうかと心配していませんか？
ご安心下さい。ISOを取ること自体は少しの努力が必要なだけで、それほど難しいものではありません。
（でも初めて取る時は、やっぱり難しいかな？）
でも、取った後の運用となると重たい負担がかかることがあります。
実は重たい負担にならないやり方があるのです。
私は、ISO9001を自ら取って自ら運用した経験をもっています。
このように申し上げる私も、最初は失敗ばかりでした。
今になって思い返すと、よくもあんなマニュアルを作ったものだとあきれてしまいます。
そんな私が引き起こした間違いと同じ間違いをしている会社をたびたび見ます。
できるなら同じ間違いをして欲しくありません。
押しつけるつもりは毛頭ありませんが、これから取り組まれるあなたには、
このページを読まれてから取る準備活動を始められても良いのではないでしょうか？
このホームページでは、ISO9001を取る前に知っておくべき３つの秘策をお伝えします。
まずは、ISO9001導入のメリットから見ていきましょう。
ISO9001を導入するとこんなメリットがあります
- ビジネスチャンスの拡大、売上増加につながります。
- イメージアップ、信用度が向上します。
- お客様の満足度が向上します。
- 間接部門が原因のトラブルが少なくなります。
- 社内の意志疎通がよくなります。
- 過去の記録がすぐ取り出せるようになります。
- 組織が活性化されます。
ある掲示板には、こんな書き込みがありました。こうなれば大成功ですね。
- 責任の所在が明確になったので、業務上の責任感が増したようです。
自分の仕事と自覚して、進捗管理が行なわれるようになり、報告も徹底されるようになりました。 - 何度やっても根付かなかった改善提案が、予防処置としてシステムに組み込まれたのは良かったです。
- 何もせずに文句を言ってるような人が減りました。会社の体質・システム批判をすると「ああ、ぜひ予防処置であげてよ」となるからです。
まだまだ、たくさんのメリットがあります。詳細は ISO9001導入のメリット へどうぞ。
ただし、これらのメリットを得るためには、ISO9001を取るだけでは得られません。マニュアルをしっかり作り、しっかり運用して初めて得られるのです。しっかり運用するためには工夫が絶対的に必要です。
ISO9001うまくいくための工夫とは
- 楽に運用できるシステムにすること。
- 最初は無理をしないこと。
- やさしいマニュアルにすること。
- 薄くてかる～いマニュアルにすること。
- 記録用紙を徹底的に工夫して短時間に作れるようにすること。
このようにしないから、成果が出る前に「たいへんだ」「たいへんだ」と言って活動をやめてしまったり、二重帳簿を作ったり、よけいな仕事が増えて、ISOが金食い虫になったりします。
最悪の事例では、うまく行かないために重要人物が退社したケースや、専用人員を置いて人件費がふえ、収益に悪影響を与えた会社もあります。
ISO9001は、膨大な文書や記録、過剰な活動なんて求めてません。誤解が誤解を生み、大変な事になって、ISOを悪者にしている人が多いのが気になります。
「よそのを真似たら知らない間にそうなっていた」、なんてことにならないようにしましょう。そうならない秘策を、私がそっとお教えします。
え、私ですか?
私がお世話するヒラカワです
●自力で9001を取得し運用した経験を持っています。
●私の秘策は、自ら取って自ら運用した苦い経験から得たものです。
●実は、私も最初は間違いばかりでした。（元勤務先の社長ごめんなさい）
●とんでもないことをマニュアルにしたこともありました。（すでに時効成立？）
しかし、苦労したかいがあって今では、審査機関やお客様からも新たなお客様を紹介して頂いています。つまりお客様が営業マンというわけです。
詳細は プロフィール へどうぞ。
アッと驚く、知っておくべき最重要３つの秘策
取得した先輩企業の多くが
「準備段階はたいへんだった、取得した今はもっとたいへん」と言っています。
私に言わせると「たいへんになるように、マニュアルを作られた」のだろうと思います。
ISO9001は、仕事の進め方をマニュアル化することを求めています。
マニュアルの作り方によっては、負担が大きくなったり、小さくなったりします。
たいへんなことにならないように、知っておくべき３つの秘策をご紹介します。
- 文書が多いのは、うまく行かない最大の原因です。
手順書を含めて、１業種35ページ程度のマニュアル１冊で十分ですし、その方が役に立ちます。 - 気楽に運用できるようにするには、やさしいマニュアルにすることです。
- 記録様式は、従来から御社あるものに＋アルファするのがお薦めです。
専用人員は必ずしも必要ではありません。
本当に必要なのは知恵と工夫です。
詳細は知っておくべき 最重要３つの秘策 をご覧下さい。
おかげさまで、お客様からたくさんの感謝の言葉を頂いています
- うちみたいな所でもとれました。
- 書類が増えるって聞いていましたが、思っていたほど増えてません。
- 必要な文書はすぐに出来あがったし、運用も楽です。
- よそは５センチ、うちは２ミリちょいのスリムなマニュアルでＩＳＯがとれました。
- 今まで通りにプラスαの楽ちんシステムで運用できています。
- ヒラカワさんを紹介してくれた友人に感謝です。もちろんヒラカワさんにも感謝です。
詳細は ISO9001お客様の声 をご覧下さい。
今までの 支援実績 はこちらです。
ISO9001さらに詳しいノウハウを知りたい方は
「取る前に読む本 ISO9001編」をご紹介しています。
今、全国各地で「取る前に読む本 ISO9001編」が読まれています。
どちらかというと中小企業向けの参考書ですが、大企業の方からも資料請求を頂きました。
ヤマハ、ＹＫＫ、オリンパス光学、日本テレコム、凸版印刷、ＮＴＴ西日本、雪国まいたけ、農林水産省、鴻池運輸、メルファム、生協、日本電子、ｓｏｆｍａｐ、テレモ、松下電器産業、三菱化学、澁谷工業、カルピス、セイコーエプソン、東京エレクトロン、三洋電気、三井造船等（敬称略）
平成28年1月1日時点で、すでに全国8,921ヶ所のお客様にお送りしました。読まれた会社からかなりの確率で追加注文が届きます。気に入って頂いた証拠だと思うと嬉しくなります。読まれたお客様の感想も、ぜひご覧ください。
※私が知らない間に、よそのホームページで紹介されていました。
「ある建設技術者のメモ」 ← 『取る前に読む本 ISO9001編』の書評が書かれています。
「ＩＳＯの本棚」 ← ISOの本を紹介したページです。
アイソ・ラボ株式会社
※お役立ち情報
ISO9001とは「International Organization for Standardization」（通称ISO/国際標準化機構）による品質マネジメントシステムの国際規格です。
しかし昨今「ISOブームの終焉」だの「ISOは時代遅れ）だの囁かれるなか、ISO9001を認証取得する必要はあるのでしょうか？あるいは「ISO9001をよく知らない」という人さえいるかもしれません。
ここではISO9001が歴史とともに時代に合わせて変化してきたことを見ながら、ISO9001の意義や、認証取得するまでの流れ、取得にかかる経費などについて説明します。
ISO9001には60年超の歴史がある
現在ISO（国際標準化機構）の本部はスイスのジュネーブにあり160か国以上の機関が加盟しています（日本はJISC/日本標準調査会)。ISOは1947年2月、第二次世界大戦後にイギリスのロンドンで設立されました。
そんな時代にアメリカやイギリスの政府と企業が軍事品を調達する際に、品質保証の基準を作ったことがISO9001の始まりといれます。1959年にアメリカ軍が軍事品の規格「ミルスペック」を導入すると、1969年にはNATO（北大西洋条約機構）が防衛製品の品質保証システムの規格「AQAP」、イギリスが「Def stan」を導入しました。
1979年に軍事品だけでなく製品全体に適用できる品質マネジメント規格「BS5750」が作られるとやがて同じような「ISO9000」が開発され、1994年には内容だけでなく名前も完全に「ISO9000」と換わります。1979年頃にようやく「ISO9001」となり、2000年に改訂版のいわゆる「ISO9001：2000」が作られたときはかなり規格が改善されました。その後も改訂を続けています。
日本では20年ほど前に当時の建設省（現在の国土交通省）がISO9001の取得を勧めたことで建設業界のみならず「ISOブーム」、「ISOバブル」と呼ばれる状況になりました。
ISO9001とISO14001はどう違う
ISO9001を知るうえでISO規格の1つであるISO14001との違いを見ておきましょう。
ISO9001の起源は軍事品の品質を保証するためのものであったのですが、2000年版以降では製品の品質保証ではなく、市場や顧客の要求にあう商品やサービスを提供するための品質マネジメントシステム規格へと進化しました。
一方のISO14001は地球環境が問題視されるなか、1992年にブラジルのリオ・デ・ジャネイロで開催された地球サミット（環境と開発に関する国際連合会議）をはじめとする世界的な動きのなか、1994年に環境マネジメントシステム規格として発行されました。
ISO9001が市場や顧客の要求にあう商品やサービスを提供し顧客満足を高めることを目的とするのに対して、ISO14001は人や自然等をとりまく環境を評価し、環境に悪い影響を及ぼしているプロセス、製品、サービスは悪影響が少なくなるように、環境によいプロセス、製品、サービスは更によいものになるように改善することが目的の国際規格です。歴史と経緯が違うことから目的も全く別のように思えますが、実は大切な共通点があります。それは「PDCAサイクル」です。
ISOとPDCA
PDCAは「Plan/計画」→「Do/実行」→「Check/評価」→「Action/改善」の頭文字をとったもので、P・D・C・Aのステップを繰り返して業務改善に役立てることからPDCAサイクルと呼ばれます。
「Plan/計画」は目標・目的を定めてその達成に向けた具体的な行動計画を立てることで「数値で表せる定量的な目標設定」と「目標達成の期限設定」が重要です。
「Do/実行」では立てた計画を実行する際に「可能な限り計画どおりに実行して、実行内容を記録」することが大切です。
「Check/評価」では計画を行動にうつして目標達成できたかをチェックします。結果だけでなく「計画どおりに実行したか」、「未達成の場合はなぜできなかったか」など要因を分析します。
「Action/改善」は要因分析をもとにして改善案を考え、いくつも改善案が出ればさらなるPDCAサイクルを見据えて優先順位をつけます。改善案の検討を終えたらそれを活かしてまた「Plan」からスタートします。
アメリカ生まれのPDCAが日本で浸透した経緯には諸説ありますが、1950年代に日本で講演を行ったアメリカの統計学者、ウィリアム・エドワーズ・デミング博士が先輩であるウォルター・シューハート博士の統計的品質管理を参考にしてPDCAを提唱したという説が有力です。ISO9001の起源となる軍事品の規格が作られたのと同時代ということになります。
PDCAは品質を満たすことで顧客満足度の向上をはかるQMS（品質管理システム）を推進するために用いられています。生産工場などで改善が必要なポイントを特定して変更しやすくすることを目的としましたが、今では経営管理や人材マネジメントから工事現場での効率アップまであらゆるビジネスシーンで応用されています。
PDCAに対して最近注目されているOODAはどう違うのでしょうか。OODAは「Observe/観察」→「Orient/状況判断し方向づける」→「Decide/意思決定」→「Act/行動」といったもので、PDCAが計画を実行して改善するのに対してOODAは状況を見ながら臨機応変に対応して結果を導くという手法です。
OODAはアメリカ空軍により構築された手法です。航空戦では一瞬で状況が変化するので指示がなくともパイロットが決断を必要とする場面があるため、自ら判断して行動できることを目的に作られたと言われます。そのため状況判断を必要とする起業や新規事業などに向いています。
そもそもISOはPDCAの考え方を基本としており、計画をたててそれを実践し、進捗状況を確認して改善することを繰り返すシステムです。つまりISO9001やISO14001にとってPDCAサイクルは必要不可欠なのです。
ISO9001におけるPDCAサイクル
それではISO9001の規格要求事項をもとにPDCAサイクルがどのようなものか見てみましょう。
ISO9001には要求事項は箇条4から始まり「4.組織の状況」「5.リーダーシップ」「6.計画」「7.支援」「8.運用」「9.パフォーマンス評価」「10.改善」が規定されています。
「4.組織の状況」では品質マネジメントシステムに影響を与える社内や社外にどのような課題があるか、利害関係者がどのような要求があるかを明確にすることを求めています。4.3では適用範囲を定めることが要求されています。「5.リーダーシップ」ではトップマネジメントに対する要求が書かれています。「6.計画」では箇条4.で明確にした課題を考慮した上でリスクと課題に組む計画をすることを求めています。さらに品質目標を設定し達成計画を行なうことを要求しておりPDCAの「P/計画」にあたります。「7.支援」では、運用の基盤となるインフラストラクチャー、職場環境、測定用資源の管理、人材育成、コミュニケーション、文書化した情報の管理が要求されています。
「8.運用」はPDCAサイクルの「D/実行」にあたり、営業、設計、購買、製造の仕組み作りが求められています。さらに「9.パフォーマンス評価」はPDCAサイクルの「C/評価」に該当します。ここではパフォーマンスの評価、内部監査、マネジメントレビューの実施が求められていま「10.改善」は「A/改善」にあたります。発生した問題について原因を明確にし、再発防止対策を行なうなど継続して改善していくことを要求しています。
ISO9001を取得するまでの流れ
ISO9001を取得するにはISOが定めた「ISO9001の規格要求事項」をクリアする必要があり、規格の要求事項を理解しておくことは不可欠です。規格要求事項に従い次のようなことを実行します。
・ISO取得するまでの流れ
まず経営者が社内にISO9001を取得することを宣言します。これをキックオフといいます。
続いて、現状分析しながら品質マニュアルを作成します。現状分析ではISO9001の規格要求を箇条ごとに理解しながら、社内でやっていることを探します。やっていることがあれば、やっている通りを文書にします。やっていることがなければ無理なくやれることを文書にします。これを規格の4.1から10.3まで繰り返します。
やっていることをやっている通りにまとめる、これが一番ムリのない進め方です。ただし、やっていることが問題発生の原因になっている場合は、改善したものを文書にするとよいです。ISO9001規格の要求の中には「文書化した情報を保持しなければならない」と書いている部分があります。これば活動を実施した結果を記録して保管することを意味します。
品質マニュアルが一通り完成したら、記録を残すための様式（フォーム、帳票）を作成します。ISO90001規格要求では、記録する内容を指定しているケースが随所にあります。それを残すことができるように注意して様式を作成する必要があります。
品質マニュアルが完成、続いて様式の作成が完了したら、品質マニュアル通りに運用して、その結果を記録して残しています。運用の初期段階では、問題が見つかることはよくあることです。そのような場合は品質マニュアルや様式を修正することが必要です。
運用から3～4ヶ月すると品質マニュアルに書かれたことが一通り実施され記録が残されるはずです。そこまで実施できたら内部監査を実施します。内部監査の手順は箇条9.2で定めてあります。その手順通りに実施します。「内部監査計画書」を作成し、あらかじめ教育した内部監査員の中から内部監査員を指名します。内部監査は「チェックシート」に従って進めていきます。内部監査の結果は「内部監査報告書」に記録します。不適合が見つかった場合は「内部監査不適合報告書」にまとめます。「内部監査不適合報告書」は不適合が見つかった部門長に提出し、再発防止を依頼します。
内部監査の結果は、トップマネジメントに報告され、トップマネジメントはマネジメントレビューを実施します。ここまで終了すれば第一段階審査を受ける条件が整ったことになります。審査機関の第一段階審査では、１ヶ月後に実施予定の第二段階審査を受ける準備が整っているかどうかを審査し判断します。懸念事項がたくさんある場合は、第二段階審査は延期されることになります。第二段階審査は、ISO9001の規格を満足するマネジメントシステムが構築されていることや、定められたルール通りに実施されていることが確認されます。実施されているかどうかの確認はインタビューでの確認や記録が残されているかどうかで確認することになります。
適用範囲内の部署は全て審査をうけることになります。審査の結果問題がなければ審査機関内で実施される判定会議にかけられ登録が決定されます。
以上からISO900認証取得までのステップは、「1．キックオフ」,「2.ISO9001規格要求事項の勉強」,「3.現状分析」,「2．品質マニュアルの作成」、「3．様式の整備」、「4．運用・運用記録の作成」、「5．内部監査」、「6．マネジメントレビュー」、「7．是正処置」、「8．第一段階審査」、「9．第二段階審査」、「10.是正処置（該当する場合）」、「11．認証取得」となりますが、取得までの期間は、取得する会社の規模や複雑さ、要員の力量により変動しますが6ヶ月から数年あれば取得は可能です。コンサルタントの起用により取得期間は短縮できます。
ISO9001取得に必要な経費
ISO9001の認証取得するためには登録料、文書審査料、実地審査料がかかります。これも場合に寄りますが、中小企業で1事業所30名の場合第一段階・第二段階審査で50万円前後になるでしょう。審査機関に見積もりを依頼すると1週間ほどで分かります。
コンサルタントを起用する場合はコンサルタント料が別途必要になります。
ISO9001をやめた企業とよくなった企業
ISO9001が必要かどうかは使い方で違ってきます。せっかく準備して経費を掛けて認証を取得したISO9001をやめる企業があるのはなぜでしょうか。その1つは認証取得した後も更新が必要なため手間や経費がかかって負担の方が大きいという理由からです。
しかしそうした企業はISO9001やPDCAサイクルを正しく理解運用していないケースが多く、逆にISO9001を導入したことで組織改革に成功し従業員のモチベーションアップに繋がった企業も少なくありません。同じISO9001でも導入や運用の仕方によって大きな差が出てくると言えるでしょう。
一例を挙げると石川県にある自動機械の設計製造を手がける企業は2005年11月にISO9001を認証取得して、PDCAサイクルを回す仕組みを活用することによりさまざまな改善を行っています。またビルメンテナンス会社でも2020年12月にISO9001の認証を取得して誠実な対応で、品質マネジメントシステムの継続的な改善に取り組んで業績向上を実現されました。